Кез-келген компанияның қызметі іскери хат-хабарсыз мүмкін емес. Әрине, барлық ресми құжаттар сияқты іскери хаттың дизайны, оның мазмұны, стилі мен тілі қатаң түрде реттеледі. Мұндай талаптар хаттың өзіне де, оның «тақырыбына» - негізгі мәтіннің алдындағы ақпаратқа да қатысты.
Нұсқаулық
1-қадам
Іскери құжаттардың жалпы талаптарын қарастырыңыз. Бүгінгі күннің негізгі нормативтік құжаты ГОСТ Р 6.30-2003, ол іскерлік хаттарды қамтитын бірыңғай құжаттардың барлық түрлеріне қолданылады. Хаттың тақырыбын жазу кезінде білуіңіз керек болатын талаптарды тексеріп, деректемелерге не кіретінін, құжаттама деректемелеріне қойылатын талаптарды, бланкілерді біліп алыңыз.
2-қадам
Іскерлік ресми хаттар жазу үшін стандартты А4 форматты ақ қағазға басылған іскерлік бланкіңізді пайдаланыңыз. Нысанда логотип және сіздің компанияңыздың толық атауы, оның деректемелері, пошталық мекен-жайы, байланыс телефондары, факс және әкімшілікке хабарласуға болатын электрондық пошта мекен-жайы болуы керек. Егер сіз мемлекеттік ұйымның өкілі болсаңыз, Ресей Федерациясының елтаңбасының имиджіне қойылатын талаптарға назар аударыңыз, олар ГОСТ Р 6.30-2003 де белгіленген.
3-қадам
Хаттың жоғарғы жағында, жоғарғы сол жақ бұрышта, хаттың тақырыбына арналған жол бар. Онда сіз хаттың негізгі бөлігінде қарастырылатын сұрақты бір сөйлеммен тұжырымдауыңыз керек. Ол хат жіберілген менеджерге немесе басқа лауазымды адамға қарастырылып отырған мәселе бойынша кеңесші ретінде кімді шақыру керектігін немесе осы хаттың шешімін кімге тапсыруды анықтауға көмектеседі.
4-қадам
Жоғарғы оң жақ бұрышта адресаттың лауазымын, ұйымын, тегі мен инициалын жазыңыз, пошта индексін және хат жіберілетін мекен-жайды көрсетіңіз. Егер сіздің адресатыңыздың ғылыми атақтары болса, онда олар оның есімінің алдында да көрінуі мүмкін.
5-қадам
Үндеу хаттың тақырыбына да енгізілген. Оны «Құрметті …» деген сөздерден бастаңыз және лауазымды тұлғаға аты мен әкесінің аты бойынша сілтеме жасаңыз. Егер сіз оларды білмесеңіз, онда сіз хат жазып отырған ұйымның хатшылығына хабарласу арқылы біле аласыз.
